Remedierea controalelor interne: Aveti controale interne optime?

Importanta guvernantei corporative a crescut in ultimul deceniu datorita cresterii afacerilor private in intreaga lume. O guvernanta corporativa buna asigura ca resursele sunt folosite eficient de companie si conduce la imbunatatirea relatiilor cu angajatii, creditorii sau alte parti interesate de activitatea companiei. Poate cel mai important aspect pentru o economie in curs de dezvoltare, cum este si cazul Romaniei, este ca aplicarea unei guvernante corporative eficiente creste increderea investitorilor locali si straini. Este o conditie initiala necesara pentru a atrage investitori internationali, mai precis, pentru  a atrage capitalul necesar cresterii economice durabile pe termen lung.

Un element esential din cadrul guvernantei corporative il reprezinta necesitatea responsabilizarii personalului companiei. Procesele contabile si financiare trebuie sa fie eficiente si exacte pentru a putea oferi o imagine completa si clara asupra afacerii in orice moment. Totusi, uneori este necesar sa se introduca unele controale suplimentare sau sa creasca gradul de rigurozitate al controalelor deja existente pentru a creste eficienta, acuratetea si oportunitatea informatiilor utilizate de management, si, in plus, trebuie analizate si rezolvate punctele slabe si deficientele din sistemul de raportare.

Rolul auditorilor independenti este deosebit de important in acest proces, intrucat contribuie efectiv la cresterea credibilitatii managementului in executarea responsabilitatilor fata de orice parte interesata de companie. Astfel, managementul trebuie sa demonstreze ca a implementat controale interne eficiente si ca procesele de pregatire si prezentare a situatiilor financiare au un nivel ridicat de acuratete si integritate. 

Exista insa o multitudine de piedici, externe sau interne companiei, care pot impiedica managementul unei companii sa aiba succes in aceasta directie:

• Exista presiuni pentru a reduce costurile de administratie
• Se face resimtita lipsa personalului cu experienta datorata concedierilor din ultimii ani, in conditiile in care economia a inceput din nou sa creasca usor
• Reducerea cheltuielilor de capital reprezinta o povara pentru procesele manuale
• Reglementarile si standardele contabile sunt din ce in ce mai exigente si se afla intr-o continua schimbare
• Exista o nevoie continua de inovare a produselor pentru a satisface consumatorul care se asteapta la o gama cat mai variata din care sa aleaga, la standarde inalte ale serviciilor si la obtinerea de avantaje cat mai mari.

Ca rezultat, remedierea esecurilor controalelor si remedierea erorilor poate fi o lupta continua pentru multe companii.

Evident, pentru a se pregati sa faca fata acestor probleme dificile, companiile pot opta intre doua tipuri de actiuni: proactive si reactive.

Pregatiti-va din timp ...

Uneori companiile prefera sa fie proactive si sa se pregateasca in avans pentru un audit independent (sa tinem insa cont de faptul ca auditul nu este obligatoriu pentru toate companiile). Poate ca managementul vrea sa se asigure ca are implementate controale corespunzatoare pentru a se putea baza pe procesele si procedurile interne si sa se poata concentra pe strategia companiei si pe imaginea de ansamblu sau poate ca societatea (sau grupul din care face parte aceasta) este supusa unor reglementari speciale, astfel fiind obligata sa aiba formalizate si sa aplice toate controalele corespunzatoare.

Pentru departamentul financiar-contabil, exista mai multe aspecte care ar trebui luate in considerare:

Imbunatatirea proceselor contabile

• Inchiderea eficienta a contabilitatii este un proces care necesita planificare si executare cu precizie si corectitudine. Revizuirea sistemelor contabile, a proceselor si a controalelor este necesara pentru a se putea identifica abordarile alternative pentru optimizarea si imbunatatirea proceselor de inchidere. In urma revizuirii, procesele pot fi chiar reproiectate pentru ca dumnenvoastra sa puteti efectua inchiderea perioadei.

Intocmirea unui manual de politici contabile specific companiei

• Manualul de politici contabile este un instrument indispensabil pentru directorii financiari in gestionarea si supravegherea functiei contabile si pentru monitorizarea aplicarii eficiente a politicilor contabile in cadrul companiei (sau in cadrul grupului). Cu toate acestea, multe companii nu au un manual de politici contabile. Timpul implicat, cunostintele tehnice, necesitatea de a avea o imagine asupra intregii functii contabile, nevoia unei intelegeri globale a regulilor, proceselor, procedurilor, a modului de organizare si a sistemelor informatice, sunt adesea peste capacitatea resurselor disponibile intern si, astfel, manualul de politici contabile este plasat pe ultimele pozitii in lista de prioritati.

In conditia in care normele contabile si reglementarile sunt intr-o continua schimbare, este necesar un manual de politici contabile al companiei (sau al grupului) care sa le permita membrilor echipei sa lucreze consistent si pentru a-i ajuta sa identifice anumite probleme care pot influenta afacerea.

Eficientizarea contabilitatii de gestiune 

• Intelegerea costurilor reale este esentiala pentru gestionarea efectiva a afacerii. Managementul trebuie sa analizeze sistemele contabile existente, sa proiecteze si sa implementeze procese de contabilitate de gestiune (controlling) si controale care sa furnizeze o imagine clara si concreta asupra costului de exploatare.

Contabilitatea contractelor 

• Incheierea unui contract pe termen lung creeaza evenimente contabile pe toata perioada contractului, necesitand cunostinte specifice si experienta pentru o gestionare corecta. In implementarea controalelor trebuie sa luati in considerare si astfel de situatii specifice, pentru a va asigura ca aveti in functiune sisteme, procese, controale si documentatia necesara pentru a asigura monitorizarea evenimentelor contabile rezultate din contract.

…sau rezolvati problemele pe masura ce le identificati

Exista multe motive pentru care compania poate face obiectul unui audit sau unei revizuiri de catre o parte externa si independenta, de exemplu, un investitor poate fi interesat de companie, un finantator poate sa ceara opinia unui auditor independent sau compania depaseste criteriile de marime si are o obligatie legala de a avea situatiile financiare auditate. Desi nu intra direct in scopul auditului, auditorii iau in considerare controalele interne relevante la intocmirea situatiilor financiare si isi planifica procedurile de audit in functie de eficienta controalelor. Din experienta noastra, exista un numar minim de puncte de remedieri de audit pe care companiile trebuie sa le ia in considerare (si care sunt identificate formal in timpul auditului financiar). Aceste probleme trebuie luate in considerare intern sau cu ajutorul unui consultant extern specializat pe probleme specifice de contabilitate. Aceste puncte de remedieri includ adeseori reconcilierea soldurilor din tranzactiile din cadrul grupului, reconcilierea conturilor suspensive sau ale conturilor extrabilantiere, precum si investigarea, corectarea si remedierea erorilor sistematice de procesare sau defectelor sistemului, incluzand alocarea disponibilitatilor asupra conturilor de terti.

Scenariile tipice de remedieri includ reconcilieri intre registrul jurnal si jurnalul de cumparari/vanzari (incluzand reconcilierea  tranzactiilor din cadrul grupului), reconcilierea contului de profit si pierdere, remedierea lipsei de control asupra proceselor contabile sau investigarea si rectificarea defectelor de control operationale cu impact negativ asupra companiei sau clientilor.

Desigur, rezolvarea erorilor sau a punctelor slabe din situatiile financiare necesita actionare rapida si  precisa. Trebuie luata in considerare remedierea proceselor sau a politicilor care au dus la aparitia erorilor pentru a asigura implementarea durabila a proceselor interne pentru a le preveni reaparitia. Cu alte cuvinte, toate masurile preventive se pot transforma in actiuni reactive, ulterioare auditului. Oricum, mai devreme sau mai tarziu, este vital pentru managementul oricarei organizatii stabile sa defineasca procesele de exploatare pentru a genera situatii financiare riguroase si pentru a asigura functionarea corespunzatoare a controalelor interne. Scopul final este sa va concentrati pe gestionarea afacerii si organizarea interna este cu siguranta un aspect cheie pentru a primi informatii corecte, in timp util, pentru a lua decizii financiare si operationale.

Despre Ernst & Young 

Departamentul de Consultanta in domeniul Contabilitatii Financiare (Financial Accounting Advisory Services - FAAS) este specializat in aspecte tehnice de contabilitate, avand o expertiza unica in revizuirea sau implementarea de procese si proceduri care sa asigure transformarea functiei financiare. Consultantii nostri specializati in diferite arii va pot asista in intocmirea manualului de politici contabile, revizuirea sau implementarea de noi proceduri, care sa asigure o inchidere mai rapida a contabilitatii, identificarea de tratamente contabile specifice pentru anumite tranzactii, sau in implementarea unei functii de control intern.